Thunderbird: Nützliche Add-ons für den Umgang mit umfangreichen (professionellen) E-Mail-Korrespondenzen

EDIT 2015-03-02: dazu: Theme Font & Size Changer

… „nützliche Add-ons“ (oder: „Must-haves“ oder „Diese 2000 Add-ons brauchen Sie aber nun wirklich!!!!“) und Auflistungen / Empfehlungen / Sammlungen dieser Art gibt es wohl wie Hundekot in Stadtteilen mit erhöhter Handy-Dichte, gerade deshalb sollen die folgenden nicht im Meer des Beliebigen verloren gehen:

ThreadKey ⇒ Schnelles Gruppieren im Posteingang

Thunderbird bietet sehr (sehr!) hilfreiche Funktionen, um einen umfangreichen E-Mail-Eingang durch Gruppierungen aufgrund von Sortierung oder Thema (= Thread) zu bewältigen (gibt es einen anderen E-Mail-Client – außer Klötzen wie Outlook – der so was nativ an Bord hat?). Leider hat Thunderbird selbst aber keine Tastatur-Shortcuts, um das Ganze noch schneller zu machen – und genau das ist die einfache, aber sehr hilfreiche Funktion von ThreadKey: Hinzufügen der Tastatur-Shortcuts „T“, „U“ und „G“ für die bereits in Thunderbird vorhandenen Gruppierfunktionen „nach Tag“, „Ungruppiert“ und „Gruppiert nach Sortierung“ aufzurufen.

ThreadKey 0.7 von Luca Porzio, Onno Ekker

Subject Manager => Vordefinierte Betreffzeilen / Betreff-Präfixe

Bereits die von E-Mail-Clients standardmäßig unterstützten und gesetzten Präfixe wie „Re:“ / „AW:“ sind sehr hilfreich, um umfangreiche E-Mail-Korrespondenzen zu überschauen (Sortieren, Strukturieren, Gruppieren). V.a. in technischen Kontexten ist die Verwendung weiterer Präfixe effektiv (vgl. Wikipedia: „List of email subject abbreviations“). Mit „Subject Manager“ können häufig verwendete Präfixe verwaltet werden, d.h. gespeichert und bei Bedarf per Auswahl-Menü oder standardmäßig automatisch eingesetzt werden – was Tippfehler und Vergessen bei händischem Vorgehen vermeidet.

Subject Manager 0.3.5 von TrVTrV

SmartTemplate4 => Standard-Vorlagen für E-Mails

Die Unterstützung von Vorlagen für E-Mails beschränkt sich in Thunderbird (wie in den meisten E-Mail-Clients) mehr oder minder auf das „Erneut-Senden“ einer einmal als „Vorlage“ gespeicherten Mail – nicht möglich sind so z.B. Vorlagen zum direkten Beantworten von E-Mails, was in professionellen Kontexten allerdings ein sehr wichtiges Feature ist: Freitext-Antworten öffnen Fehlern Tür und Tor, v.a. durch Vergessen von Standard-Informationen und unglückliche Ad-hoc-Formulierungen, langfristig erschweren sie im Gegensatz zu standardisierten E-Mails die Suche nach E-Mails mit bestimmten Kriterien. SmartTemplate4 (der Nachfolger des noch kursierenden „SmartTemplate“) bietet hier eine miminimale Automatisierung, indem für das Erstellen, Beantworten und Weiterleiten von E-Mails automatisch verwendete Vorlagen definiert werden können, bei Antworten und Weiterleitungen können auch die Standard-Header (Vorspann-Zeilen) von Thunderbird („Am … schrieb …:“ bzw. „Weitergeleitete Nachricht“ + zitierte Kopfzeilen) ergänzt oder ersetzt werden. Eine Auswahl verschiedener Vorlagen ist indirekt durch die Verknüpfung mit dem Add-on „Stationary“ möglich.

SmartTemplate4 0.9.6 von Realraven (Axel Grude), Marky Mark DE

Mail Redirect => E-Mails umleiten (statt weiterleiten)

In professionellen Kontexten müssen E-Mails oftmals an andere Mitarbeiter oder (Ticket-) Systeme umgeleitet werden, d.h. im Gegensatz zu einer Weiterleitung so, dass die Original-Header (v.a. Absender) unverändert bleiben (damit z.B. ein Mitarbeiter oder System nicht versehentlich an den Weiterleiter statt den eigentlichen Absender antwortet oder ein Ticket dem Weiterleiter statt dem eigentlichen Absender zuordnet). Diese einfache, aber oftmals essentielle Funktion (welche z.B. den klassischen Weg erspart, bei dem der eigentlich Absender z.B. gebeten wird, seine Anfrage erneut an den „zuständigen Kollegen“ zu stellen) wird von „Mail Redirect“ hinzugefügt.

Mail Redirect 0.8.5 von Pawel Krzesniak, Onno Ekker

Theme Font & Size Changer ⇒ Schnelles Gruppieren im Posteingang

Für das schnelle „Diagonallesen“ einer großen Menge von im Posteingang (oder einem anderen Postfach) aufgelisteten E-Mails (i.e. deren Kopfdaten = Absender, Betreff, Datum etc.) sind kleinere Schriften besser als große (vgl. die Gestaltung von Tageszeitungen, die primär als Überblick vieler und eher kurzer Nachrichten gedacht sind, vs. Magazinzeitungen, in denen ausgewählte Themen in längeren Artikeln fokussiert werden). Die von Thunderbird prinzipiell verwendeten grundsätzlichen Einstellungen des jeweiligen Computers (via Betriebssystem) sind allerdings eher an allgemeinen Menüs / Fensterbeschriftungen für Programme anderer Art orientiert. Anstelle des mühsamen Wegs über (spezielle) Betriebssystemeinstellungen oder den Weg über eine userChrome.css (oder spezielle Themes) bietet sich die einfache und übersichtliche Einstellung via Thunderbird-Menü durch das primär für Firefox beworbene, aber auch für Thunderbird verwendbare Add-on „Theme Font & Size Changer“ an.

Theme Font & Size Changer 35.4 von Baris Derin, Access Firefox Project

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Details zum Events-Plugin (Event List Calendar)

  • ! PROBLEM: „wöchentliche Wiederholung“ wechselt von Donnerstag im Januar zu Freitag im Februar und im April wieder zu Donnerstag …?!
    • lt. https://wordpress.org/support/topic/re-occurring-events ist das kein Bug, sondern ein technisches Detail … (dort ist allerdings nicht ganz klar, was nun genau gemeint ist, das ganze sieht aber so aus, als würde für die Wiederholung immer nur z.B. „7“ aufs Datum gezählt und auf „x + 7 > 31“ unabhängig von der tatsächlichen Zahl von Tagen im Monat mit „x + 7 – 31“ reagiert
  • Bedienung via „Events“ in der Werkzeugleiste links (wenn „Event List Calendar“ unter „Plugins“ aktiviert ist)
  • Kurze, aber umfassende Dokumentation unter „Events > About“
  • Anzeige „calendar“ ist zu breit, „mini-calendar“ ist eher nicht „mini“, sonder genau passend für Hauptteil
  • Komische Macke: direkt nach dem Laden zeigt der Kalender englische Monatsnamen an (z.B. „January“), beim Navigieren im Kalender erscheinen allerdings deutsche
  • Wochentage („Mon“, „Tue“) werden leider nur englisch angezeigt
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TEST: Kalender pub

TEST: hier der selbe Kalender wie in TEST: Kalender privat, aber mit öffentlicher Aufrufseite – werden jetzt nur öffentliche Events angezeigt? => Ja, sofern man rein „öffentlich“ zugreift, d.h. ohne eine Anmeldung, welche auch private Posts anzeigt

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Eigene / angepasste / seitenspezifische WWW-Suchmaschinen in Firefox und Chrome

Firefox und Chrome (und jeweils technisch verwandte Browser wie SeaMonkey und Yandex) erlauben das Hinzufügen „eigener“ Suchmaschinen und dabei insbesondere Suchmaschinen, die auf eine bestimmte WWW-Seite bezogen sind, sowie die schnelle Auswahl einer Suchmaschine durch Voranstellen eines Schlüsselworts. Auf diese Weise kann z.B. eine Suche nach „Einstellungen“ auf den Seiten eines speziellen Computer-Nachrichtendienstes wie golem.de direkt als golem einstellungen in der Adressleiste von Firefox oder Chrome erfolgen – was wesentlich schneller geht, als erst zu golem.de zu wechseln und die dortige Suchmaske zu verwenden und auch kürzer und direkter ist als etwa einstellungen site:golem.de mit Google als Standard-Suchmachine.

Sowohl unter Firefox wie Chrome genügt (unter Windows, andere Systeme noch zu testen) ein Rechtsklick auf ein vorhandenes Sucheingabefeld einer beliebigen WWW-Seite. Unterschiedlich zwischen beiden Browsern sind Benennungen in den folgenden Dialogen:

  • Chrome:
    1. „Als Suchmaschine hinzufügen“
      screenshot_angepasste-www-suchmaschinen_chrome_schritt-1
    2. „Suchmaschine bearbeiten“: „Suchkürzel“ definieren
      screenshot_angepasste-www-suchmaschinen_chrome_schritt-2
    3. „Suchkürzel“ in der Adressleiste eingeben
      screenshot_angepasste-www-suchmaschinen_chrome_schritt-3
    4. „Suchkürzel“ + Suchbegriff = seitenspezifische Suche
      screenshot_angepasste-www-suchmaschinen_chrome_schritt-4
  • Firefox:
    1. etwas verwirrend: „Ein Schlüsselwort für diese Suche hinzufügen“
      screenshot_angepasste-www-suchmaschinen_chrome_schritt-1
    2. etwas verwirrend: „Neues Lesezeichen“: „Schlüsselwort“ definieren
      Firefox verwendet eine spezielle Variante von „Lesezeichen“, es resultiert aber tatsächlich ein Suchmaschinenaufruf, kein normales („statisches“) Lesezeichen
      screenshot_angepasste-www-suchmaschinen_firefox_schritt-2
    3. „Schlüsselwort“ in der Adressleiste eingeben
      screenshot_angepasste-www-suchmaschinen_firefox_schritt-3
    4. „Schlüsselwort“ + Suchbegriff = seitenspezifische Suche
      screenshot_angepasste-www-suchmaschinen_firefox_schritt-4

 

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Was ist ein „Virtueller Schreibtisch für IKM-Mitarbeiter“?

Der „Virtuelle Schreibtisch“ soll für den jeweiligen Mitarbeiter das Verwalten von Informationen erleichtern und so die tägliche Arbeit effektiver machen. Hierfür gibt der Virtuelle Schreibtisch Strukturen vor, mit denen relevante Informationen schnell gefunden und neue Informationen schnell und wiederauffindbar gespeichert werden können. Entsprechend unterschiedlicher Aufgabenbereiche können für verschiedene Mitarbeiter verschiedene Strukturen vorgegeben sein, deren Art und Gewichtung analog zu Änderungen von Aufgaben und Know-how der IKM-Services modifiziert und ersetzt werden können. Eine jederzeitige Übersicht auch bei geänderten Strukturen ist dadurch gewährt, dass immer nur maximal sechs verschiedene „Entscheidungwege“ auf einmal angeboten werden (Hintergrund: Millersche Zahl). Sind weitere Entscheidungen erforderlich, dann werden diese als „Unterentscheidungen“ auf einer neuen Ebene präsentiert, wobei auf jeder neuen Ebene wiederum maximal sechs Entscheidungen zu treffen sind (s.a. Entscheidungsbaum).

Auf einem echten Schreibtisch hieße dies z.B., dass dort höchstens sechs Ablagekörbchen stehen und die Suche nach einem existierenden Dokument oder die Ablage eines neuen Dokuments durch die Prüfung von maximal sechs Körbchen erledigt werden kann, wobei es z.B. durch Stapeln der Körbchen möglich ist, alle sechs auf einmal im Blick zu haben. Wenn eines der Körbchen zu voll oder sein Zweck zu vage wird, dann kann man in dieses Körbchen z.B. einen Zettel legen, der darauf verweist, dass dieses Körbchen einem komplexeren Thema dient und man für dieses Thema bspw. zu einem Regal gehen muss, in dem wiederum höchstens sechs Körbchen (oder jetzt sechs Regalfächer) weitere Differenzierungen treffen. Ggf. ist dies auch der Punkt, aus einem vormaligen Körbchen einen eigenen Schreibtisch zu machen, für den ein anderer Mitarbeiter zuständig ist, und den Platz des vormaligen Körbchens durch ein anderes zu ersetzen oder die bisherigen Körbchen neu aufzuteilen.

Für Virtuelle Schreibtische ist der Bildschirm der Schreibtisch, auf dem maximal sechs Links zu Seiten führen, die als Ablagekörbchen oder als „Regal“ fungieren. Die visuelle Präsenz von echten Ablagekörbchen und dabei insbesondere deren schnelle Differenzier- und Identifizierbarkeit durch unterschiedliche Farben wird Bildschirm-Kacheln angenähert, welche ein besseres Auf-einen-Blick-Erfassen ermöglichen als mit reinem Text, aber auch als mit Bildern / Logos (vgl. das Modern UI („Metro“) von Windows 8 bzw. Flat Design). Zur Orientierung gibt es auf jeder (Unter-) Seite eine Navigation, mit der zur übergeordneten Ebene und / oder zu den „Haupt-Körbchen“ gewechselt werden kann.

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GLPI: mehrere PCs mit dem selben Namen

Mehrere PCs mit dem selben Namen im Inventar von GLPI – de facto hat der PC mit der ID 983 hat den mit der ID 808 abgelöst

Besonders irritierend, wenn neue PCs alte PCs mit dem selben Namen ersetzen: natürlich können verschiedene Objekte in GLPI den selben Namen haben (nur die ID muss eindeutig sein). Das automatische Importieren von neuen PCs via OCS NG kann nicht erkennen, dass ein PC ersetzt wird (OCS hat keine Information über die IDs von GLPI), es wird stattdessen ein neues PC-Objekt mit dem selben Namen hinzugefügt.

Mehrere PCs mit dem selben Namen in der Auswahlliste für „Verbundenes Element“

Das Prüfen auf „Doubletten“ muss wohl mindestens manuell angeschoben und begleitet werden, evtl. gibt es GLPI-seitig Tools oder Plugins (zu klären).

 

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GLPI: Vorsicht: „Anmerkungen“ sind keine „Anmerkungen“

„Anmerkungen“ ist leider schlecht übersetzt: in der englischen Version heißt es „Followups“ und nicht etwa „Notes“, die korrekte Übersetzung von „Followups“ (bzw. korrekt „Follow-ups“) wäre etwas wie „Nachbereitung“ / „Nachsorge“ und ggf. „Wiedervorlage“ (s.a. http://www.dict.cc/englisch-deutsch/follow+up.html) und dient bei GLPI der Kommunikation mit dem Benutzer, i.e. eine „Anmerkung“ (Follow-up) ist als Mitteilung an den „Anforderer“ gedacht und wird diesem eigentlich von GLPI per Auto-E-Mail zugestellt und eine etwaige Antwort des Anforderers wird von GLPI automatisch als „Anmerkung“ zum Ticket hinzugefügt (sofern das Ticket noch nicht abgeschlossen ist).

Im französischen Orignal heissen“Anmerkungen“ Suivis = „Weiterverfolgungen“, Stichproben in der kroatischen und tschechischen Version zeigen auch dort Übersetzungen in Richtung „Fortführung“ (nastavak) bzw. „Nachricht“ / „Mitteilung“ (zpráva) – „Anmerkungen“ in der deutschen Version ist mehr als unglücklich übersetzt.

NB: „follow-up“ ist schon fast ein technischer Begriff für Ticket-Systeme, prüfbar durch Googlen á la http://www.google.de/search?q=follow-up+ticket – bei OTRS scheint „follow-up“ eher ausschließlich dafür gedacht, dass der „Anforderer“ weitere / nachträgliche Angaben machen kann

Insgesamt schadet es offenbar nicht, reichhaltigere Dokumentation von anderen Systemen wir z.B. OTRS unter http://doc.otrs.org/itsm/2.0/de/html/ heranzuziehen, um die Konzepte von GLPI besser zu verstehen – letztlich implementieren alle Programme die selben abstrakten Modellierungen á la ITSM = http://de.wikipedia.org/wiki/IT-Service-Management (beachte den Link dort zu ITIL = http://de.wikipedia.org/wiki/IT_Infrastructure_Library: „gilt inzwischen international als De-facto-Standard“) – aber beachte: es geht um ein grundsätzliches Verständnis der Ansätze, es geht nicht darum, sofort selbst diese Ansätze implementieren zu wollen!

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OCS Inventory NG vs. PC-Wächter

Eine interessante Frage: sollte man auf PCs mit PC-Wächter besser auf den OCS Agent verzichten? Theoretisch kann sich der Agent durch den PC-Wächter-Schutz nicht merken, dass / wann er bereits einen Bericht gesendet hat, und sendet bei jedem PC-Start deshalb einen neuen Bericht, war für die Datenbank zu einer Belastung werden könnte.

Andererseits könnte es gerade vorteilhaft sein, wenn der OCSAgent benutzerseitige (böswillige) Manipulationen erfasst, die sonst wg. PC-Wächter nicht mehr nachweisbar wären.

UPDATE 24.10.2012: leider scheint das tatsächlich so zu sein, dass sich die PCs ständig neu eintragen (konkret bei einem Neustart durch Abschalten des PC-Wächters) … anderseits aber auch bei PCs ohne PC-Wächter → genauere Tests stehen aus

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Keine Einstellungsdateien für den OCS Inventory NG Agent for Mac OS X?

UPDATE: … dann doch noch gefunden (das Installieren über einen installierten Agent verrät den Pfad): /etc/ocsinventory-agent/ocsinventory-agent.cfg – außer für SYSTEM nur zum Angucken, aber das ist ja schon mal das wichtigste (Ändern kann man ja per Drüber-Installieren)

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GLPI: ohne Konti-Anzeige kein Support-Tab für Geräte

Die Funktion der Benutzereinstellung „Konti in Registerkarten sehen“ erschließt sich kaum aus ihrer Benennung – was sind „Konti“? Der Verdacht liegt nahe, dass das Abschalten der Konti-Anzeige Übersicht und Performance bringen könnte – der Praxis-Test zeigt allerdings, dass dann nicht nur die Zahlen in den Klammern hinter den Namen von Tabs fehlen, die durchaus sehr hilfreich sein können (z.B. wenn hinter „Verlauf“ direkt eine „200“ steht, dann kann sofort erahnen, dass kein trivialer Vorgang vorliegt) – vor allem fehlt dann bei Computern der Tab „Support“ völlig, mit dem etwaige (frühere) Tickets verlinkt werden (wobei die Anzeige dieses Tabs noch Profil- bzw. Rechte-Einschränkungen unterliegt).

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