Der „Virtuelle Schreibtisch“ soll für den jeweiligen Mitarbeiter das Verwalten von Informationen erleichtern und so die tägliche Arbeit effektiver machen. Hierfür gibt der Virtuelle Schreibtisch Strukturen vor, mit denen relevante Informationen schnell gefunden und neue Informationen schnell und wiederauffindbar gespeichert werden können. Entsprechend unterschiedlicher Aufgabenbereiche können für verschiedene Mitarbeiter verschiedene Strukturen vorgegeben sein, deren Art und Gewichtung analog zu Änderungen von Aufgaben und Know-how der IKM-Services modifiziert und ersetzt werden können. Eine jederzeitige Übersicht auch bei geänderten Strukturen ist dadurch gewährt, dass immer nur maximal sechs verschiedene „Entscheidungwege“ auf einmal angeboten werden (Hintergrund: Millersche Zahl). Sind weitere Entscheidungen erforderlich, dann werden diese als „Unterentscheidungen“ auf einer neuen Ebene präsentiert, wobei auf jeder neuen Ebene wiederum maximal sechs Entscheidungen zu treffen sind (s.a. Entscheidungsbaum).
Auf einem echten Schreibtisch hieße dies z.B., dass dort höchstens sechs Ablagekörbchen stehen und die Suche nach einem existierenden Dokument oder die Ablage eines neuen Dokuments durch die Prüfung von maximal sechs Körbchen erledigt werden kann, wobei es z.B. durch Stapeln der Körbchen möglich ist, alle sechs auf einmal im Blick zu haben. Wenn eines der Körbchen zu voll oder sein Zweck zu vage wird, dann kann man in dieses Körbchen z.B. einen Zettel legen, der darauf verweist, dass dieses Körbchen einem komplexeren Thema dient und man für dieses Thema bspw. zu einem Regal gehen muss, in dem wiederum höchstens sechs Körbchen (oder jetzt sechs Regalfächer) weitere Differenzierungen treffen. Ggf. ist dies auch der Punkt, aus einem vormaligen Körbchen einen eigenen Schreibtisch zu machen, für den ein anderer Mitarbeiter zuständig ist, und den Platz des vormaligen Körbchens durch ein anderes zu ersetzen oder die bisherigen Körbchen neu aufzuteilen.
Für Virtuelle Schreibtische ist der Bildschirm der Schreibtisch, auf dem maximal sechs Links zu Seiten führen, die als Ablagekörbchen oder als „Regal“ fungieren. Die visuelle Präsenz von echten Ablagekörbchen und dabei insbesondere deren schnelle Differenzier- und Identifizierbarkeit durch unterschiedliche Farben wird Bildschirm-Kacheln angenähert, welche ein besseres Auf-einen-Blick-Erfassen ermöglichen als mit reinem Text, aber auch als mit Bildern / Logos (vgl. das Modern UI („Metro“) von Windows 8 bzw. Flat Design). Zur Orientierung gibt es auf jeder (Unter-) Seite eine Navigation, mit der zur übergeordneten Ebene und / oder zu den „Haupt-Körbchen“ gewechselt werden kann.